Implementation of Electronic Signatures in Official Document Management: An Analysis of Legal Certainty and Legal Effectiveness at UIN K.H. Abdurrahman Wahid Pekalongan

Abstrak

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis kepastian hukum dan efektivitas implementasi tanda tangan elektronik (TTE) dalam tata naskah dinas elektronik di UIN K.H. Abdurrahman Wahid Pekalongan serta mengidentifikasi faktor-faktor yang memengaruhi penerapannya. Penelitian ini menggunakan metode penelitian hukum dengan pendekatan yuridis empiris. Data diperoleh melalui studi kepustakaan, wawancara, dan observasi, kemudian dianalisis secara kualitatif dengan menggunakan teori efektivitas hukum dan teori implementasi kebijakan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa implementasi TTE telah berjalan dan didukung oleh konsistensi pimpinan serta ketersediaan aplikasi TTE yang memadai. Namun, efektivitas penerapannya belum optimal karena belum tersedianya regulasi internal yang secara komprehensif mengatur prosedur penggunaan, penjaminan keabsahan, dan mekanisme penanganan kendala TTE. Selain itu, pemahaman dan sosialisasi kepada petugas masih perlu ditingkatkan, proses pembaruan sertifikat elektronik memerlukan koordinasi berjenjang dengan Kementerian Agama dan Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), serta proses disposisi surat masuk masih dilakukan secara manual. Berdasarkan temuan tersebut, diperlukan penguatan regulasi internal, peningkatan kompetensi sumber daya manusia, perencanaan pembaruan sertifikat elektronik, dan penyusunan mekanisme penanganan kendala yang terstandar. Dengan demikian, efektivitas implementasi TTE tidak hanya bergantung pada ketersediaan teknologi, tetapi juga pada kepastian regulasi, kesiapan sumber daya manusia, dan dukungan tata kelola kelembagaan yang terintegrasi.