PERANCANGAN SISTEM PENGARSIPAN E-OFFICE PADA SURAT MENYURAT DENGAN MENGGUNAKAN METODE PROTOTYPE (STUDI KASUS: CV TRI PUTRA)

Abstract

Pengelolaan surat merupakan bagian penting dalam administrasi perusahaan karena surat berfungsi sebagai media komunikasi, sumber informasi, dan dokumen yang perlu disimpan serta ditemukan kembali ketika dibutuhkan. Pada CV Tri Putra, pengelolaan surat masuk dan surat keluar sebelum penelitian masih dilakukan secara konvensional melalui buku agenda dan map arsip. Kondisi tersebut menyebabkan pencarian dokumen membutuhkan waktu relatif lama, berisiko terjadi kesalahan pencatatan, serta meningkatkan risiko kehilangan atau kerusakan arsip. Penelitian ini bertujuan merancang sistem pengarsipan E-office berbasis web yang dapat membantu pengelolaan surat masuk, surat keluar, arsip, pencarian, dan laporan secara lebih terstruktur. Metode yang digunakan adalah Prototype dengan tahapan identifikasi masalah, studi literatur, analisis kebutuhan, perancangan cepat, pembuatan prototype, evaluasi pengguna, perbaikan prototype, dan implementasi sistem akhir. Sistem dibangun menggunakan PHP, MySQL, HTML, CSS, JavaScript, Bootstrap, dan XAMPP. Pengujian dilakukan menggunakan Black Box Testing terhadap fungsi login, beranda, surat masuk, surat keluar, arsip, laporan, dan logout. Hasil pengujian menunjukkan fungsi utama berjalan sesuai dengan kebutuhan yang dirancang. Sistem dapat menambah, mengubah, menghapus, mencari, dan menyimpan data serta dokumen surat. Halaman arsip juga menggabungkan informasi surat masuk dan surat keluar sehingga memudahkan pencarian dokumen.