PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGARSIPAN SURAT BERBASIS WEB DENGAN REAL-TIME MONITORING DASHBOARD PADA KANTOR DESA SEPANTAI RENAH KABUPATEN MERANGIN

Abstrak

Pengelolaan surat pada Kantor Desa Sepantai Renah Kabupaten Merangin sebelumnya dilakukan secara manual melalui buku agenda dan penyimpanan dokumen fisik. Kondisi tersebut menimbulkan kendala dalam pencatatan, pencarian arsip, disposisi, pemantauan aktivitas surat, dan penyusunan laporan. Penelitian ini bertujuan menganalisis proses pengarsipan yang berjalan serta merancang dan mengimplementasikan sistem informasi manajemen pengarsipan surat berbasis web yang dilengkapi Real-Time Monitoring Dashboard. Pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara, dokumentasi, dan studi pustaka. Pengembangan sistem menggunakan model Waterfall yang meliputi analisis kebutuhan, perancangan, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan. Sistem dibangun menggunakan PHP, MySQL, dan XAMPP. Hasil penelitian berupa sistem yang mengelola surat masuk, surat keluar, arsip, disposisi, pencarian, monitoring, serta laporan. Sistem juga menerapkan pembagian hak akses untuk Admin, Sekretaris Desa, dan Kepala Desa. Pengujian Black Box terhadap fungsi utama menunjukkan seluruh skenario yang terdokumentasi berstatus valid dan berjalan sesuai harapan. Implementasi ini mengubah proses administrasi surat dari pencatatan dan penyimpanan fisik menjadi pengelolaan terintegrasi berbasis web, sehingga informasi surat lebih mudah dikelola, dicari, dipantau, dan dilaporkan.